É muito comum fazermos uma certa confusão entre o que são categorias, o que são centros de custo e o que são TAG's.
Embora não exista uma regra e nem uma forma certa ou errada de fazer o controle financeiro (já que cada empresa é única e tem um método de organização que se adapta melhor ao seu negócio), vale a pena entender qual o objetivo de cada uma destas funcionalidades dentro do Granatum.
Uma configuração organizada das categorias e centros de custo é o principal fator para obtenção de resultados relevantes para o gerenciamento financeiro de sua empresa.
CATEGORIAS
Ter uma categorização de lançamentos organizada permite identificar qual despesa ou receita tem maior impacto no meu resultado final. Por exemplo, identificar que meu custo com pessoal representa 90% dos gastos da empresa.
CENTROS DE CUSTO/LUCRO
Já a ideia de centros de custo é dividir as contas da empresa de forma que se consiga saber qual projeto é mais lucrativo, qual evento está dando prejuízo ou qual área tem um custo muito elevado, independentemente se os gastos são com pessoas, materiais ou impostos (que seriam as categorias).
ESTRUTURA DE CATEGORIZAÇÃO
Ainda parece um pouco confuso? Então vamos imaginar a seguinte estrutura ao lado em que temos área e projetos da empresa como categorias pai e tipos de gastos como categorias filhas:
Você consegue, através dos filtros, saber qual o resultado das áreas selecionando Administração, Projeto X ou Projeto Y. Também consegue visualizar os gastos totais com pessoal, material de escritório, divulgação e servidores. Note, entretanto, que no caso de querer visualizar o total de despesas com pessoal, terá que selecionar três itens, um de cada área e projeto.
Agora, imagine fazer isso em uma estrutura de categorias mais complexa: localizar todas as despesas com pessoal, nos inúmeros projetos e departamentos de uma empresa.
VANTAGENS DE CENTROS DE CUSTO INDEPENDENTES
Para facilitar esse trabalho e melhorar a visualização, faz sentido termos uma estrutura de centros de custo independente.
Para isto, bastaria cadastrar uma única categoria Pessoal e Divulgação e criar centros de custo para Administração, Projeto X e Projeto Y.
Como resultado, você terá uma lista de categorias mais enxuta e terá uma melhor visualização das informações, já que estará separando informações diferentes em locais diferentes.
Por exemplo, um filtro por centro de custo no fluxo de caixa, poderia demonstrar que o Projeto X está dando prejuízo e, através de suas categorias, enxergar que os maiores custos deste projeto estão nos itens servidores e pessoal. A partir daí determinar ações para troca de seu fornecedor, redução do quadro de pessoal ou mesmo aumento dos investimentos para geração de mais receitas.
UTILIZAÇÃO DE TAG's
Além das categorias e centros de custo, a classificação com TAGs é outra ferramenta poderosa no gerenciamento financeiro. TAGs são etiquetas que podem ser adicionadas a qualquer lançamento, proporcionando uma flexibilidade adicional na organização e análise dos dados. O Granatum permite a utilização de até 5 TAGs por lançamento.
DIFERENÇA ENTRE CATEGORIAS, CENTROS DE CUSTO E TAG'S
Enquanto as categorias e centros de custo são estruturas hierárquicas e fixas, as TAGs são mais flexíveis e podem ser aplicadas transversalmente a diversos tipos de lançamentos. Isso permite uma análise mais granular e personalizada.
As TAGs podem ser usadas em conjunto com categorias e centros de custo para adicionar camadas adicionais de informação. Por exemplo, você pode categorizar uma despesa como "Marketing" e adicionar TAGs como "Campanha de Verão" e "Redes Sociais" para identificar detalhes específicos dessa despesa.
E assim, obter relatórios personalizados que não seriam possíveis apenas com categorias e centros de custo. Como por exemplo, ao filtrar lançamentos pela TAG "Evento Anual de Metas", você pode ver todas as despesas relacionadas a esse evento, independentemente da categoria ou centro de custo em que foram registradas.
Utilizando todas as classificações, você potencializará a utilização dos filtros para a geração de relatórios com informações relevantes para seu negócio. Filtrando por centros de custo, categorias e tag's, você conseguirá comparar os gastos e ganhos de cada evento, área ou projeto que a empresa possui e verificar se vale a pena manter ou investir em cada uma delas.
Então, ficou mais claro a diferença entre categorias, centros de custo e tag's ? Que tal revisar suas estruturas agora e obter informações mais relevantes para seu negócio?