Você chegou ao artigo certo se está pensando:
- “Qual a diferença entre categoria e centro de custo?”
- “Devo criar uma categoria ou um centro de custo para cada projeto?”
- “Minha lista de categorias está enorme. Como organizo melhor?”
- “Quero saber se um projeto está dando lucro ou prejuízo”
- “Como vejo tudo o que gastei com um evento específico?”
- “Quando usar tag em vez de categoria?”
- “Quantas tags posso colocar em um lançamento?”
É muito comum fazermos uma certa confusão entre o que são categorias, o que são centros de custo e o que são tags
Ambas são formas de classificar seus lançamentos no Granatum. Elas podem ser usadas juntas no mesmo lançamento, e cada uma responde a uma pergunta diferente.
Embora não exista uma regra e nem uma forma certa ou errada de fazer o controle financeiro (já que cada empresa é única e tem um método de organização que se adapta melhor ao seu negócio), vale a pena entender qual o objetivo de cada uma destas funcionalidades dentro do Granatum.
Uma configuração organizada das categorias e centros de custo é o principal fator para obtenção de resultados relevantes para o gerenciamento financeiro de sua empresa.
O que são categorias
As categorias classificam todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa e mostram com o quê ela ganha ou gasta. Elas também são conhecidas como plano de contas.
Alguns exemplos de categorias:
- aluguel e condomínio;
- folha de pagamento;
- material de escritório;
- impostos e taxas;
- receita de vendas.
Com elas, você identifica quais receitas e despesas pesam mais no resultado. Por exemplo: descobrir que o custo com pessoal representa 90% dos gastos da empresa. As categorias podem ter níveis: uma categoria pai pode agrupar várias categorias filhas (subcategorias). Além disso, cada categoria é classificada como Receita, Despesa ou Mista, o que define em que parte do Fluxo de Caixa os lançamentos aparecem. Ao se cadastrar no Granatum, você já encontra uma lista de categorias sugeridas, com base nas mais usadas pelas empresas. Você pode editar, excluir ou criar novas categorias de acordo com o seu negócio.
O que são centros de custo/lucro
Os centros de custo/lucro funcionam como divisões da sua empresa. Eles podem representar áreas (como administrativo, produção e vendas), departamentos ou projetos específicos.
Ao separar receitas e despesas por centro, você vê onde o dinheiro entra ou sai e analisa cada parte do negócio de forma isolada, independentemente do tipo de gasto. Com eles, você pode:
- ver quanto cada área gasta por mês;
- acompanhar o custo total e o lucro de um projeto, com detalhamento por categoria;
- identificar oportunidades de reduzir despesas.
Também é possível criar subcentros de custo/lucro para detalhar ainda mais a análise.
Dica: comece com centros para as áreas principais do seu negócio e use subcentros quando precisar de mais detalhe.O que são ?
Tags são etiquetas que complementam as informações dos lançamentos. Elas servem para marcar detalhes específicos, como uma campanha, uma reforma ou um evento.
Enquanto categorias e centros de custo/lucro são estruturas fixas, as tags são flexíveis e podem ser usadas em lançamentos de qualquer categoria ou centro. Depois, basta filtrar pela tag para ver todos os lançamentos marcados com ela.
Alguns exemplos de uso:
- em vez de criar uma subcategoria só para uma reforma, use a categoria Manutenção e adicione a tag “Reforma”;
- crie uma tag para cada funcionário e aplique nos gastos de folha e benefícios para ver o custo total de cada um.
Importante: cada lançamento aceita até 5 tags.
Por que não organizar tudo só com categorias?
Imagine uma empresa que usa as áreas e os projetos como categorias pai e os tipos de gasto como categorias filhas:
- categorias pai: Administração, Projeto X e Projeto Y;
- categorias filhas: Pessoal, Material de escritório, Divulgação e Servidores, repetidas dentro de cada área ou projeto.
Nessa estrutura, os filtros funcionam bem para ver o resultado de cada área ou projeto: basta selecionar Administração, Projeto X ou Projeto Y. O problema aparece quando você quer ver o total de um tipo de gasto. Para saber quanto a empresa gastou com pessoal, por exemplo, é preciso selecionar três itens no filtro: Pessoal dentro de Administração, Pessoal dentro de Projeto X e Pessoal dentro de Projeto Y.
Em empresas com muitos projetos e departamentos, essa tarefa fica cada vez mais trabalhosa e aumenta o risco de deixar algum item de fora.
Como resolver com centros de custo/lucro?
A solução é separar as informações. Em vez de repetir a categoria Pessoal dentro de cada área ou projeto, cadastre:
- uma única categoria Pessoal;
- um centro de custo/lucro para cada projeto ou área.
Assim, sua lista de categorias fica mais enxuta. Ao filtrar o Fluxo de Caixa pelo centro de custo de um projeto, você vê se ele está dando lucro ou prejuízo e, pelas categorias, quais gastos pesam mais nele.
Como as tags complementam categorias e centros de custo/lucro?
As tags funcionam como uma camada extra de informação sobre o lançamento. Enquanto categorias e centros de custo/lucro seguem uma estrutura hierárquica e fixa, as tags podem ser aplicadas a lançamentos de tipos diferentes, permitindo análises mais detalhadas e personalizadas.
Por exemplo, uma despesa pode ser registrada na categoria Marketing e receber as tags “Campanha de Verão” e “Redes Sociais”. Assim, você identifica detalhes que a categoria sozinha não mostra. As tags também permitem relatórios que não seriam possíveis só com categorias e centros de custo/lucro. Ao filtrar os lançamentos pela tag “Evento Anual de Metas”, por exemplo, você vê todas as despesas desse evento, independentemente da categoria ou do centro de custo/lucro em que foram registradas.
Como resultado, você terá uma lista de categorias mais enxuta e terá uma melhor visualização das informações, já que estará separando informações diferentes em locais diferentes.
Quando usar cada um?
- categoria: para o tipo de receita ou despesa;
- centro de custo/lucro: para a área, o projeto, o departamento ou o evento;
- tag: para detalhes pontuais ou que aparecem em várias categorias.
Usando as três classificações juntas, você aproveita melhor os filtros dos relatórios: consegue comparar os gastos e ganhos de cada área, projeto ou evento e avaliar se vale a pena manter ou investir em cada um.
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